Lorsque vous écrivez une lettre commerciale à un interlocuteur anglo-saxon, il existe une certaine manière de procéder qui donnera à votre courrier la tournure professionnelle que vous souhaitez obtenir.
La forme très formelle
Si vous ne connaissez pas le destinataire de la lettre, ou que vous souhaitiez lui témoigner un certain respect, écrivez :
à un homme:-
Dear Sir, en Grande Bretagne (suivi d’une virgule)
Dear Sir: aux Etats-Unis (suivi des deux-points)
à une femme:-
Dear Madam,
Dear Madam:
La forme “introduite”
Si vous connaissez un peu la personne (vous l’avez déjà rencontrée, par exemple) mais que vous souhaitiez maintenir une approche formelle, utilisez :
Dear Mr Jones, en Grande Bretagne (notez l’absence de “point” derrière Mr)
Dear Mr. Jones: aux Etats-Unis (notez la présence du “point” derrière Mr.)
Du bon usage du prénom
L’usage du prénom (Dear John) est beaucoup plus fréquent dans le monde des affaires anglo-saxon qu’en France. Souvent inapproprié ici, c’est pourtant la forme correcte à employer de l’autre côté de l’Atlantique. En revanche, si nous n’êtes pas certain de l’état de votre relation avec votre interlocuteur, écrivez “Dear Mr Jones,” en Grande Bretagne, et “Dear Mr. Jones:” aux Etats-Unis. Mieux vaut pêcher par excès de formalisme que par familiarité indue.
Madame, Mademoiselle
L’usage de la forme Ms (ou Ms.) s’est généralisé dans le monde anglo-saxon, au contraire des formes Miss et Mrs (Mrs.), qui a généralement disparu de la correspondance d’affaires.
Le genre
Lorsque vous n’êtes pas sûr du sexe de votre interlocuteur (ex: Rene Russo — c’est une femme!), employez une formule comme “Dear Sir or Madam”.
Le nombre
Si vous vous adressez à plus d’une personne ou à un service en général (sans interlocuteur précis), introduisez votre lettre par “Dear Sirs” (suivi d’une virgule ou de deux-points).